Extranet de gestion des formations

Pourquoi un outil sur mesure pour gérer vos formations ?

Chaque structure gère ses formations à sa manière : inscriptions individuelles ou par entreprise, sessions inter ou intra, financeurs, conventions, attestations, évaluations… Les solutions standard ne couvrent pas toujours ces spécificités et imposent souvent des contournements. Un outil sur mesure reprend vos règles métiers pour simplifier le travail de vos équipes et offrir un meilleur service aux stagiaires.

En centralisant le catalogue des formations, les sessions programmées, les listes de participants et les documents associés, vous évitez les ressaisies, les erreurs de version et les échanges dispersés. Vos équipes gagnent du temps, vos participants reçoivent des informations plus claires et vos reporting deviennent plus fiables.

Les fonctionnalités de votre solution de gestion des formations

Gestion du catalogue de formations et des sessions

Nous structurons votre catalogue de formations (thèmes, objectifs, publics, prérequis, durées, tarifs) et les sessions associées (dates, lieux, formateurs, intervenants). Vous disposez d’une vision claire des sessions passées, en cours et à venir, avec des filtres adaptés à votre activité.

Inscriptions en ligne, listes d’attente et confirmations

Les inscriptions peuvent se faire en ligne via un formulaire adapté à vos cas (inscription individuelle, par entreprise, par groupe). L’outil gère les quotas, les listes d’attente, les confirmations et les relances, avec la possibilité d’envoyer des e‑mails automatiques aux participants.

Suivi des participants, présences et attestations

Pour chaque session, vous suivez les participants inscrits, les présences, les absences, les reports et les annualtions. Le logiciel peut générer des feuilles d’émargement, des attestations de présence ou de formation, et des bilans par session, client ou financeur.

Espace en ligne pour formateurs et stagiaires (extranet)

Un extranet dédié permet aux formateurs et aux stagiaires de retrouver les informations utiles : programmes, documents pédagogiques, convocations, supports. Chaque profil voit uniquement les formations et les documents qui le concernent.

Gestion des devis, facturation et suivi des paiements

Votre solution de gestion des formations peut intégrer tout le cycle commercial : édition de devis pour les entreprises clientes ou les particuliers, transformation en factures, suivi des paiements et des restes à payer. Les règlements (virement, carte, virement OPCO, etc.) sont enregistrés au niveau de chaque session ou de chaque client, ce qui facilite le rapprochement et le suivi de la trésorerie. Des relances automatiques ou manuelles peuvent être configurées pour les factures en attente, avec des modèles d’e‑mails adaptés à vos différents types de clients.

Intégration avec votre CRM et vos extranets existants

Si vous disposez déjà d’un CRM sur mesure ou d’un extranet pour vos clients ou adhérents, la gestion des formations peut s’y intégrer naturellement. Les contacts (clients, entreprises, adhérents, stagiaires) sont synchronisés via API, ce qui évite les doublons et les ressaisies.

L’historique des formations suivies peut être consulté directement depuis la fiche client ou adhérent dans le CRM, ce qui donne une vision complète de la relation : ventes, projets, interventions et formations. Côté extranet, vos entreprises clientes ou associations peuvent consulter les sessions planifiées, inscrire leurs équipes et télécharger les documents associés.

Une démarche projet sur mesure

Comme pour nos projets d’extranet et de CRM, nous commençons par une phase d’analyse de vos pratiques actuelles : gestion des demandes, validation des inscriptions, relations avec les financeurs, production des documents et reporting. Nous formalisons avec vous un cahier des charges qui décrit les écrans, les rôles utilisateurs, les règles métiers et les indicateurs à suivre.

Le développement se fait par étapes, avec des versions intermédiaires testées sur nos serveurs dédiés. Vous validez les interfaces et les fonctionnalités, et nous ajustons l’outil en fonction de vos retours. Une fois la solution validée, nous la mettons en production, assurons l’hébergement, la sécurité et la maintenance évolutive.

Hébergement et sécurité de votre solution de gestion des formations

Hébergement professionnel et sauvegardes régulières

Nous proposons un hébergement professionnel pour votre votre solution de gestion des formations sur des serveurs performants, avec une bande passante surveillée, des sauvegardes régulières et une supervision 24h/24. Vous bénéficiez d’un interlocuteur unique pour le développement, l’hébergement et la maintenance.

Accès sécurisé et gestion des droits par utilisateur

L’accès à la plateforme est sécurisé par identifiant et mot de passe, avec une gestion fine des droits par profil (administration, formateurs, entreprises clientes, stagiaires, financeurs…). Chaque utilisateur voit uniquement les formations, sessions et documents qui le concernent, ce qui garantit la confidentialité des données et le respect de vos contraintes internes.

Support technique et évolutions fonctionnelles

Nous assurons le support technique de votre solution de gestion des formations : corrections si nécessaire, suivi de la disponibilité et accompagnement lors des évolutions fonctionnelles. Notre objectif est de vous offrir un outil fiable, performant et évolutif, capable d’accompagner la croissance de votre activité de formation.

Pourquoi choisir M‑tech industries pour votre extranet sur mesure ?

Depuis 1996, M‑tech industries développe des sites internet, des extranets et des logiciels spécifiques orientés web pour des entreprises, associations et organismes de toutes tailles. Nos extranets sont fréquemment au cœur de la stratégie de nos clients : gestion d’adhérents, suivi d’activité, commandes BtoB, CRM, outil de communication interne.

Basés à Villeurbanne, près de Lyon, nous privilégions une relation de proximité, avec un interlocuteur technique dédié, une forte capacité de conseil et une grande réactivité. Notre expérience de projets complexes pour des associations, des réseaux et des structures nationales nous permet de proposer des solutions robustes, évolutives et adaptées à vos enjeux.