Data-room sur mesure : sécurisez et pilotez vos documents sensibles

Data-room sur mesure : de quoi parle-t-on ?

Quand mettre en place une data-room sur mesure ?

Cession d’entreprise, levée de fonds et autres opérations financières 

Lors d’une cession d’entreprise ou d’une opération de croissance externe, la data-room devient le point central de la due diligence : documents financiers, juridiques, RH, commerciaux, techniques… Chaque investisseur, conseil ou acheteur potentiel accède aux documents dont il a besoin, dans un cadre sécurisé et traçable.

Audits, due diligence, appels d’offres et consultations

Pour un audit interne ou externe, un appel d’offres stratégique, une consultation d’avocats ou de conseils, la data-room permet de centraliser les pièces nécessaires, d’éviter les envois de pièces jointes volumineuses et de maintenir un journal complet des accès. Les intervenants disposent d’un accès à distance aux documents, selon les droits qui leur ont été attribués.

Partage de documents sensibles au sein d’un réseau ou d’une association

Fédérations, syndicats, associations, réseaux de franchisés ou groupements utilisent également les data-rooms pour partager des documents sensibles (contrats, conventions, procès-verbaux, documents stratégiques) avec un cercle restreint de membres. La data-room peut être intégrée à un extranet existant pour offrir un espace documentaire hautement sécurisé.

Les fonctionnalités clés de votre data-room sur mesure

Arborescence claire et gestion fine des droits

Nous construisons avec vous une arborescence de dossiers adaptée à vos besoins (par thème, par société, par opération, …). Pour chaque dossier ou groupe de dossiers, vous pouvez définir précisément qui a le droit de voir, de consulter, éventuellement de télécharger les documents, et sur quelle période.

Gestion des utilisateurs, groupes et périodes d’accès

Les utilisateurs peuvent être gérés individuellement ou par groupes (clients A, B, C, conseils, auditeurs, membres du bureau, etc.). Vous pouvez : créer des comptes, définir des profils, fixer des dates d’ouverture/fermeture d’accès, suspendre un accès en cours d’opération. Cela vous permet d’ajuster rapidement les droits au fur et à mesure que le projet avance.

Traçabilité complète : journal des accès et des téléchargements

Un journal d’activité enregistre les actions importantes : connexions, consultations, téléchargements autorisés, ajouts de documents, modifications de droits. Vous disposez ainsi d’une traçabilité utile pour comprendre le comportement des parties prenantes, répondre à des questions d’audit ou documenter vos opérations.

Consultation, restrictions de téléchargement et options anti-fuite

Selon la sensibilité des documents, vous pouvez n’autoriser que la consultation en ligne, permettre le téléchargement de certaines pièces ou les restreindre ( désactivation du téléchargement pour certains profils). L’objectif est de trouver le bon équilibre entre accessibilité et protection.

Notifications et suivi des échanges

Pour faciliter le travail des équipes, la data-room peut envoyer des notifications lors de l’ajout de nouveaux documents ou de mises à jour importantes.

Une data-room intégrée à votre extranet et à vos outils métiers

Data-room intégrée à un extranet clients, adhérents ou partenaires

Nous pouvons intégrer la data-room à un extranet existant ou en créer une au sein d’un nouvel extranet sur mesure : dans ce cas, les utilisateurs (clients, adhérents, partenaires, membres d’un bureau) se connectent à un portail unique, puis accèdent à la data-room selon leurs droits. Vous unifiez vos outils et simplifiez l’expérience utilisateur.

Connexion à votre CRM sur mesure et à vos logiciels métiers

Si vous disposez déjà d’un CRM sur mesure, la data-room peut s’y connecter : les fiches clients, dossiers, projets ou opérations peuvent être liés directement aux espaces de data-room correspondants. Vous limitez les doubles saisies et gardez une vision unifiée de vos dossiers.

Paramétrage selon vos procédures internes et votre secteur

En fonction de votre secteur (industrie, services, association, réseau, conseil, finance…), les attentes en matière de validation de documents, de reporting ou de gouvernance ne sont pas les mêmes. Nous paramétrons les workflows, les droits, les journaux et les rapports en fonction de vos pratiques internes et des exigences de vos partenaires.

Sécurité, authentification et traçabilité des actions

Authentification forte et gestion du cycle de vie des comptes

Lors de la création d’un compte utilisateur ou partenaire, l’administrateur déclenche l’envoi d’un e‑mail contenant un lien unique d’initialisation du mot de passe. L’utilisateur crée alors son mot de passe et se connecte à une URL dédiée de type data-room.votre-domaine.fr. Chaque connexion repose sur une authentification à double facteur : en plus du mot de passe, un code à usage unique (OTP) est envoyé à l’adresse e‑mail de l’utilisateur. Cette authentification forte permet de vérifier que la personne est bien celle qu’elle prétend être, de réduire les risques d’accès non autorisés et de renforcer la protection des données sensibles hébergées dans la data-room.

Hébergement maîtrisé en France

La data-room est hébergée sur des serveurs mutualisés uniquement entre les clients M‑tech industries. Nous assurons l’infogérance des machines : aucun autre prestataire n’accède aux données. Les serveurs sont situés dans un data-center en France, ce qui facilite la prise en compte de vos exigences de localisation et de conformité réglementaire.

Journalisation des téléchargements et traçabilité des accès

Chaque téléchargement de fichier est mémorisé : date et heure, identifiant de l’utilisateur et nom du fichier téléchargé. Ces journaux sont consultables dans l’interface d’administration et peuvent être exportés si nécessaire. Vous disposez ainsi d’une traçabilité détaillée des accès aux documents, utile en cas d’audit ou de demande d’explication sur qui a consulté quoi et quand. 

Accompagnement, support et évolutions dans le temps

Nous vous accompagnons dès la préparation : structuration de l’arborescence, définition des profils, phases de test. Pendant la vie de la data-room, nous assurons le support technique et pouvons faire évoluer l’outil (nouveaux espaces, nouveaux droits, nouvelles fonctionnalités) pour l’adapter à vos futurs projets.